GTD–材料的加工处理

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续上 初读GTD
当收集好材料–(所有那些还没有得出理想的解决方案和下一步工作的事情),最重要的工作就是对收集的材料进行加工处理,弄清楚这些材料到底是什么,需要做些什么。
处理材料(对收集的材料)
1:不需要采取行动。对不需要采取行动的材料,可能有三种情况:

  1. 垃圾信息。(–垃圾箱)清理掉一切没有潜在价值的资料,减少系统得负担,使之能够有效地运作。
  2. 目前没有行动必要,但是将来可能需要进行处理。(–备忘录或日程表)有两种方法(将来某时/也许和备忘录清单)可以用来处理这类材料。不清楚两者之间具体有什么差别?
  3. 该 信息可能具有潜在的利用价值,以后可能会派上用场。(–参考资料清单)这些资料可能具有非常重要的价值,你可能在今后需要的时候调用它们。一般来说,参 考资料系统有两种形式:一个是特定领域或主题,另一个是一般性参考资料文件夹。前者按照资料的内容进行管理保存,后者主要用于收集那些预先没有指定类别的 信息。

具体怎么管理这三类信息,现在我也不知道!
2:需要采取行动。当处理信息时,必须做出两方面的结论:

  1. 你已经承诺完成什么那些工作?需要达到什么样的结果?(–工作任务清单)
  2. 下一步行动是什么?(–下一步工作清单)

当得出了这两方面的结论后,即你的下一步行动方案出台后,这个下一步行动方案可以分为三类:

  1. 在某一个特定日期和时间内要完成的工作(–日程表)日程表主要记录那些在具体的时间和日期发生的事情。这些事情可以是你要采取的行动,也可以是你可能会获取的信息。只有这三种情况(特定时间、特定日期采取 的行动,特定日期获取的信息)可以出现在日程表中。不需要每日工作清单,主要是由于事件的不可预测性。新情况不断产生,测量重点不断变化,因此每天的工作 安排也需要作相应得改动。还有就是每日工作清单上的工作不一定要在当天完成,这样会弱化那些确确实实需要落实的工作。
  2. 处理的越早越好的工作(–下一步行动)
  3. 等待其他人去办理的工作(–等待清单)

同时,执行这个方案时,你就面临三种选择:

  1. 处理这件事,如果能在两分钟之内完成。
  2. 把这件事交给别人去做。如果有人比你更适合做这件事。
  3. 延迟处理。如果合适的人是你自己,而且你现在没有时间去处理。把它记入下一步工作清单。

如何组织管理这些已经分类的材料呢?如果某件事不需要立即采取行动,你可以把它轻轻地抛进垃圾桶,或者”存入备忘录”以备日后再次评估,或者归档保存起来 以便今后需要参阅时能够及时地选取。在管理那些能够解决掉的事情时,你需要一张工作任务清单、一个保存工作计划和资料的存储器或文件夹、一个日程表 、一张 下一步行动的提示清单,以及一张你所期待的回复信息的提示清单。
到此为止,你已经把所搜集的材料进行加工分类。但是在纸上记录下来是一回事,隔段时间想起来就是另一回事。所以每隔段时间回顾你的工作和生活的情况,迅速 理清自己所面临的行动和选择,从而对某一个时间之内需要处理的工作做出有效的选择。除了回顾你的工作计划之外,还需要每周都要查阅你的这种清单,这是成功 的关键。每周进行查阅,可以使你得到一个确认、清理的机会,能使你把过去几天的琐碎事情收集起来,得到妥善进行分类管理,这样就会使你的大脑无牵无挂,所 有的东西都在大脑之外的专门地方保存着。那么每周查阅需要做那些工作呢?

  1. 收集和加工处理所有的材料
  2. 回顾和检查你的系统
  3. 更新各类清单。
  4. 做到清洁、清楚、实时和完整。

下面会说说行动!

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爱别人,爱自己!

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